INVENTARIOS

SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIOS Y COSTOS

Los insumos necesarios para el proceso de producción, representan generalmente un problema conflictivo en las organizaciones productoras de bienes o servicios, dado que se manifiesta en una inversión en capital de trabajo que debe satisfacer un nivel de servicio determinado por la mismas, de manera tal de disponer siempre, un adecuado inventario que minimice los costos totales inherentes a la posesión y compra, a su vez que logre satisfacer las necesidades de los planes de ventas y/o los pedidos de clientes.

Puntos importantes que se deben considerar al emplear el tipo de sistema para ayudar en:

Costos de mantener inventarios:

v  Capacidad de almacenamiento propio o alquilado ( Instalaciones y Depósitos)

v  Equipamiento fijos y de transporte

v  Personal de depósito y control

v  Energía

v  Costo de capital inmovilizado en inventarios

v  Papelería

v  Muebles y útiles

v  Obsolescencia de los insumos

v  Roturas, mermas, perdidas, sobras

v  Seguro y vigilancia

Costos de Ordenar y/o preparar pedidos:

v  Costos de ordenar compras:

v  Equipamiento

v  Personal

v  Energía

v  Papelería

v  Muebles y útiles

v  Servicios en general

SISTEMA JUSTO A TIEMPO (JIT)

El sistema justo a tiempo, comenzó como el sistema de producción de la empresa Toyota por el año 1976 buscando mejorar la flexibilidad de los procesos fabriles como respuesta al descenso del crecimiento económico de esos años debido a la segunda crisis mundial del petróleo en 1976. En el estudio de la filosofía japonesa, encontraron 14 puntos principales de trabajo, 7 relacionados con el respeto a las personas y otros 7 enfocados a la parte técnica. En este estudio se determinaron 7 de los 14 puntos como los más apropiados para aplicar en el medio occidental.

Es un modelo de gestión, se presenta como una filosofía de trabajo, en la cual,  las materias primas y los productos llegan justo a tiempo, bien para la fabricación o para el servicio  al cliente.

La filosofía del "justo a tiempo" se fundamenta principalmente en:

ü  La reducción del desperdicio

ü  La calidad de los productos o servicios

ü  Profundo compromiso (lealtad) de todos y cada uno de los integrantes de la organización.

ü  Fuerte orientación a sus tareas (involucrarse en el trabajo),

ü  Mayor productividad, menores costos, calidad, mayor satisfacción del cliente, mayores ventas

ü  y muy probablemente mayores utilidades.

Entre algunas de las aplicaciones del JIT se pueden mencionar:

ü  Los inventarios reducidos.

ü  El mejoramiento en el control de calidad.

ü  La fiabilidad del producto.

Justo a tiempo “JIT” El aprovechamiento del personal.

Justo a tiempo implica producir sólo exactamente lo necesario para cumplir las metas pedidas por el cliente. Producir el mínimo número de unidades en las menores cantidades posibles y en el último momento posible, eliminando la necesidad de almacenaje, ya que las existencias mínimas y suficientes llegan justo a tiempo para reponer las que acaban de utilizarse y la eliminación del inventario de producto terminado.

Se considera que el exceso de existencias:

• Absorbe capital que no es necesario y que podría invertirse de una mejor forma.

• Genera mayores costos de almacenaje.

• Aumenta los riesgos de daños y de obsolescencia.

• Puede ocultar oportunidades para realizar mejoras operativas.

De lo que se trata es que con la metodología del Just in Time, la compañía pueda apoyarse para construir una ventaja competitiva sostenible en el mercado.

La elaboración de una estrategia competitiva a nivel de negocio supone definir aquella o aquellas variables en que se quiere ser superior a la competencia y que hacen que los clientes compren nuestros productos y no los de aquella.

1. Costo

2. Calidad

3. Servicio

4. Flexibilidad

5. Innovación.

§  El exceso de existencias

§  Los plazos de preparación

§  La inspección

§  El movimiento de materiales

§  Las transacciones o los rechazos

El sistema Just-in-Time tiene cuatro objetivos esenciales que son:

1.    Atacar los problemas fundamentales

2.    Eliminar despilfarros

3.    Buscar la simplicidad

4.    Diseñar sistemas para identificar problemas

La filosofía del JIT indica que cuando aparecen problemas debemos enfrentarnos a ellos y resolverlos. El nivel de las existencias puede reducirse entonces gradualmente hasta descubrir otro problema; este problema también se resolvería, y así sucesivamente.

Justo a tiempo “JIT”Así el enfoque JIT ante una máquina o un proceso que constituye un cuello de botella, consiste en reducir el tiempo de preparación para conseguir una mayor capacidad, buscar máquinas o procesos alternativos, comprar capacidad adicional o incluso subcontratar el trabajo en exceso.

El Just-in-Time es sinónimo de simplicidad, eficiencia y un mínimo de desperdicios. Que introduce una nueva definición de desperdicios en la manufactura. En general se considera que el desperdicio es chatarra de material, re procesable o bien Justo a tiempo “JIT” producto de línea rechazado.

Un sistema de producción JIT tiene las siguientes características:

v  La producción organizada en cédulas de manufactura.

v  Los materiales se mueven de una máquina a otra y se realizan varias operaciones en secuencia.

v  Los trabajadores son contratados y entrenados para ser expertos.

v  Los defectos se eliminan de manera decidida.

v  Los bajos niveles de inventario permiten ubicar problemas

v  El tiempo de montaje o de preparación de la producción se reduce.

v  Los proveedores se seleccionan con base en su habilidad para entregar materiales a tiempo.

MRP (Material Requeriments Planning)

PLANIFICACIÓN DE LOS REQUERIMIENTOS DE MATERIALES

El concepto de MRP I, es bien sencillo, se trata de saber qué se debe aprovisionar y/o fabricar, en qué cantidad y qué momento para cumplir compromisos establecidos; El Sistema MRP está basado en Demanda Dependiente. La demanda dependiente es aquella que es causada por las necesidades de un semiterminado o un artículo de más alto nivel en el proceso de valor agregado. Estas son tres preguntas básicas que realiza el sistema MRP y que resume sus principales resultados:

¿Qué materiales son requeridos?

¿Cuánto se necesita de cada material?

¿Cuándo cada material es requerido?

El énfasis se hace más en el cuándo pedir que en el cuánto, lo cual hace de él más una técnica de programación, que de gestión de inventarios, el problema fundamental no es vigilar los niveles de stock, sino asegurar su disponibilidad en la cantidad deseada, en tiempo y lugar adecuado.

Demanda independiente: generada por las órdenes establecidas por los clientes, (es decir, la demanda exterior a la fábrica, aquella que está sujeta a las condiciones del mercado y por lo tanto independiente de las operaciones), por otra parte como al elaborar ciertos productos se autogeneran nuevas necesidades de partes y componentes derivados del nivel más alto del programa de producción y es necesario añadir estos a la demanda que esos elementos realizan directamente de los clientes, es que resulta necesario conocer la demanda independiente.

Aleatoria la independiente (que viene fijada por el plan maestro de producción tras aplicar técnicas de previsión), ya que la dependiente se obtiene directamente de aquella según denominado componentes que son necesarios para los artículos finales (lo que hemos denominado componentes puede tratarse, en realidad, de subcomponentes o incluso productos comprados directamente a otro fabricante).

Cuando se planean el inventario, toda la historia pasada de la demanda no es relevante a no ser que el futuro sea exactamente igual al pasado. Dado que las condiciones usualmente cambian, el programa o sistema es, por mucho, un mejor punto de partida que la demanda pasada para la planeación de los inventarios de materias primas y productos en procesos.

El sistema MRPI, apoyado en el uso de computadoras, posee los siguientes objetivos:

1.) Asegurar la entrega de los artículos finales en las fechas establecidas en el PMP.

2.) Establecer un programa de lanzamientos de pedidos que garantice el mínimo nivel posible de stocks.

Por lo tanto el MRP I es un sistema de planificación de la producción y de gestión de stocks, basado en un soporte informático.

Al utilizar el sistema MRP, el programa maestro “explota “(proporciona) órdenes de compra por materias primas y órdenes de fabricación para el taller. El proceso de detallar las partes, determina todos los componentes necesarios para fabricar un producto específico. Este proceso de detalle requiere de una lista completa de materiales que incluya cada una de las partes necesarias para manufacturar el artículo final dado en el programa maestro.

En el proceso de detalle de partes es necesario considerar los inventarios, es decir las cantidades disponibles de cada artículo que ya se tienen a mano u ordenadas y por diferencia, las cantidades que deben comprarse y/o aprovisionarse.

Por otra parte, en el MRP los stocks de seguridad sólo tienen interés en el caso de los artículos finales para prevenir errores de previsión de la demanda.

Elementos del MRP.

Para cumplir los objetivos que este método tiene planteados se necesita una serie de datos iniciales sobre los que actúa el algoritmo MRP.

A) Plan maestro de producción: (MPS / Master Production Schedule). Es el documento que refleja para cada artículo final, las unidades comprometidas así como los períodos de tiempo para los cuales han de tenerse terminados.

Usualmente los períodos temporales son de una semana con un horizonte temporal que debe ser lo suficientemente amplio como para que abarque al menos todos los pasos de fabricación.

B) Lista de materiales (BOM /bill of materials/). Es necesario conocer para cada artículo su estructura de fabricación, en donde quedan reflejados los diferentes elementos que lo componen, así como el número necesario de cada uno de esos elementos para fabricar una unidad de este artículo.

Clasificación de los sistemas MRP.

No obstante que los sistemas MRP, conceptualmente, se entienden de manera sencilla, se pueden utilizar en una gran cantidad de formas diferentes. Esto conduce a los tres tipos diferentes de sistemas MRP descritos a continuación:

Tipo I: Un sistema de control de inventarios. El sistema MRP tipo I es un sistema de control de inventario que no toma en cuenta manufactura y órdenes de compra para las cantidades correctas en el tiempo oportuno para respaldar el programa maestro. Este sistema lanza órdenes para controlar los inventarios de productos en proceso y materias primas, mediante la programación apropiada en tiempo de la colocación de órdenes. El sistema tipo I, sin embargo no incluye la planeación de la capacidad.

Tipo II: Un sistema de control de producción de inventario. El sistema MRP tipo II es un sistema de información utilizado para planear y controlar inventarios y capacidades de empresas manufactureras. En el sistema tipo II, las órdenes que resultan del detalle de partes, se verifican para determinar si se tiene disponible capacidad. Si no se tiene, se modifican ya sea la capacidad o el programa maestro. El sistema tipo II tiene una vía de retroalimentación entre las órdenes emitidas y el programa maestro para ajustarse a la capacidad disponible. Como resultado, este tipo de sistema MRP recibe el nombre de sistema de circuito cerrado, controla tanto inventario como capacidad.

Tipo III: Un sistema de planeación de recursos de manufactura. El sistema MRP tipo III se utiliza para planear y controlar todos los recursos de manufactura, inventarios, capacidad, recursos monetarios, personal, instalaciones y equipos. En este caso el sistema de detalle de partes del MRP también dirige todos los otros subsistemas de planeación de recursos de la compañía.

Se definen tres funciones principales del sistema MRP:

v  Inventario

-          Ordenar la parte correcta

-          Ordenarla en la cantidad correcta

-          Ordenarla a tiempo

v  Prioridades

-          Ordenarla en la fecha correcta de entrega

-          Conservar válida la fecha de entrega

v  Capacidad

-          Una carga completa

-          Una carga exacta (válida)

-          Un lapso de tiempo adecuado para completar cargas futuras

SISTEMA KANBAN

Derivado de la combinación de las dos palabras japonesas, kan, que quiere decir ‘visual’, y ban, que quiere decir ‘tarjeta’, nace la palabra Kanban, con la que se denomina una metodología de producción u organización del trabajo que se base en señales visuales para gestionar el esfuerzo y dedicación del equipo de producción.

El Kanban es un sistema de gestión donde se produce exactamente aquella cantidad de trabajo que el sistema es capaz de asumir. El Kanban es un sistema de gestión del trabajo en curso (WIP), que sirve principalmente para asegurar una producción continua y sin sobrecargas en el equipo de producción multimedia. El Kanban es un sistema de trabajo just in time, lo que significa que evita sobrantes innecesarios de stock, que en la gestión de proyectos multimedia equivalente a la inversión innecesaria de tiempo y esfuerzo en lo que no necesitan y evita sobrecargar el equipo.

El Kanban es una aproximación a la gestión del cambioorganizativo, no es un proceso de desarrollo de productos multimedia o de gestión de proyectos. El Kanban es una aproximación a la introducción de cambios en el ciclo de  vida de desarrollo de productos multimedia o metodología de gestión de proyectos ya existente. Con el Kanban, empezáis con algo en lo que estás ahora mismo en la gestión de vuestro equipo de producción. No hay que empezar de cero en la organización de una empresa para adoptar el Kanban.

Kanban se define como “Un sistema de producción altamente efectivo y eficiente”. Kanban significa en japonés: “etiqueta de instrucción”. Su principal función es ser una orden de trabajo, es decir, un dispositivo de dirección automático que nos da información acerca de qué se va a producir, en qué cantidad, mediante qué medios y como transportarlo.

Esta técnica sirve para cumplir los requerimientos de material en un patrón basado en las necesidades de producto terminado o embarques, que son los generadores de la tarjeta de Kanban y que se envían directamente a las máquinas suministradoras para que procesen solamente la cantidad requerida.

A cada pieza le corresponde un contenedor vacío y una tarjeta en la que se especifica la referencia (máquina, descripción de piezas entre otras) así como la cantidades de piezas que ha de esperar cada contenedor para ser llenado antes de ser trasladado a otra estación de trabajo. Como regla, todos y cada uno de los procesos deben ir acompañados de una tarjeta Kanban.

El sistema Kanban funciona bajo ciertos principios:

Ø  Eliminación de desperdicios.

Ø  Mejora continua.

Ø  Participación plena del personal.

Ø  Flexibilidad de la mano de obra.

Ø  Organización y visibilidad.

Kanban cuenta con dos funciones principales: control de la producción y mejora de procesos. Por control de la producción se entiende la integración de los diferentes procesos y el desarrollo de un sistema JIT (Just in Time). La función de mejora continua de los procesos se entiende por la facilitación de mejora en las diferentes actividades, así como la eliminación del desperdicio, reducción de set-up (tiempos de preparación, alistamiento), organización del área de trabajo, mantenimiento preventivo y productivo, etc.

FUNCIONES DEL KANBAN

Kanban funciona en combinación con otros elementos de JIT, tales como calendarización de producción mediante etiquetas, buena organización del trabajo y del flujo de producción.

La tarjeta Kanban contiene información que sirve como orden de trabajo, esta es su función principal, en otras palabras, es un dispositivo de dirección automático que da información acerca de que se va a producir, en qué cantidad, mediante qué medios y cómo transportarlo.

Básicamente Kanban sirve para lo siguiente:

• Poder empezar cualquier operación estándar en cualquier momento

• Dar instrucciones basados en las condiciones actuales del ´área de trabajo

• Prevenir que se agregue trabajo innecesario a aquellas ´ordenes ya empezadas y prevenir el exceso de papeleo innecesario.

Otra función del Kanban es la de movimiento de material, la tarjeta Kanban se debe mover junto con el material, si ´esto se lleva a cabo correctamente se logrará lo siguiente:

• Eliminación de la sobreproducción

• Prioridad en la producción, el kanban con más importancia se pone primero que los demás

• Se facilita el control de material

Las funciones principales del Kanban son control de la producción y mejora de procesos.

CONCLUSION

Los sistemas para los inventarios son de gran importancia en todo tipo de empresa, los mencionados anteriormente son los principales, que se utilizan en la industria, empleándolos para mejor como organización y dando los principales objetivos en lo que son los costos, administración, manufactura e inventario de los tipos.

Los inventarios son la principal fuente de producción y el proceso de la organización, pues de esta depende gran parte de todo el desarrollo; los sistemas como justo a tiempo es un modelo de gestión para la producción donde se emplea para el servicio al cliente, procura tener una eficiencia y eficacia como Empresa.

De acuerdo con los modelos de MRP y Kanban son para emplearlos en los sistemas de Inventarios pero especialmente ayuda a administrar las entradas y salidas de material así como productos realizados, pero todos los modelos tienen fines específicos para cada área de una organización; es importante tener presente que los modelos se tienen que adaptar de acuerdo al tipo de Empresa o Organización.

Paginas:

http://www.exabyteinformatica.com/uoc/Audiovisual/Produccion_multimedia/Produccion_multimedia_(Modulo_4).pdf

http://www.ub.edu/gidea/recursos/casseat/JIT_concepte_carac.pdf

http://www.bibliociencias.cu/gsdl/collect/libros/import/Sistema_MRP.pdf

http://repositorio.utp.edu.co/dspace/bitstream/11059/936/1/6585P438d.pdf

http://www.unlu.edu.ar/~ope20156/pdf/mrp.pdf

http://www.eafit.edu.co/escuelas/administracion/consultorio-contable/Documents/Nota%20de%20clase%2019%20Justo%20a%20tiempo.pdf